Artykuły branżowe

WIM porównuje się do "The best in class"

09/022018

Autor: Marek Wesołowski

- Czym jest benchmarking i jak może pomóc w efektywnym zarządzaniu szpitalem? Jak planować rozwój jednostki, uwzględniając wiedzę o dotychczasowych trendach w jej pracy? Jak rzeczywiście wygląda nasza konkurencyjność na rynku usług medycznych?

- O takich aspektach i wielu innych szczegółowych rozwiązaniach i propozycjach SGA dowiedzą się Państwo z rozmowy p. Prezesa Marka Wesołowskiego z przedstawicielami naszego nowego Klienta, czyli renomowanego, największego w Polsce wojskowego szpitala na Szaserów. Dziękujemy Wojskowemu Instytutowi Medycznemu za okazane zainteresowanie i zaufanie.

Zachęcamy do lektury poniższego artykułu.

WIM rozpoczął współpracę z firmą SGA, która jako pierwsza w Polsce wdrożyła analizy efektywności zarządzania placówkami, zestawiając wyniki leczenia pacjentów, stosując techniki benchmarkowe i analizy porównawcze. Dyrektor WIM podkreśla, że wdrożenie systemu, którego właśnie dokonaliśmy trwało kilka miesięcy i od samego początku było planowane jako wyjście naprzeciw nowemu systemowi organizacji i finansowania świadczeń medycznych zainicjowanego wejściem w życie tzw. ustawy o sieci szpitali.

Pozyskane w ten sposób informacje oraz budowana na ich podstawie wiedza są kluczowymi czynnikami decydującymi o skutecznym i efektywnym zarządzaniu szpitalem, każdą jego komórką medyczną. Dzięki nowej, niezbędnej dla każdego kierownika komórki medycznej WIM wiedzy tworzymy nowe warunki do szybkiego i trafnego podejmowania decyzji finansowych i zarządczych. Utrwalamy tą drogą fundamenty bezpieczeństwa finansowego, ale także podnosimy jakość usług oraz konkurencyjność WIM na rynku medycznym w Polsce mówi gen. dyw. prof. dr hab. n. med. Grzegorz Gielerak. Prezes firmy SGA Marek Wesołowski, kierownik Wydziału Sprzedaży Świadczeń Medycznych i Analiz WIM Barbara Grudek oraz kierownik Wydziału Operacji i Rozwoju Systemów Medycznych WIM Marcin Wiśniewski rozmawiają o korzyściach z zastosowania nowoczesnego zarządzania szpitalem oraz jego wykorzystania dla efektywnego zarządzania.

1. Czym zajmuje się i co oferuje firma SGA?

Marek Wesołowski: Nasza grupa analityczna zajmuje się analizą efektywności pracy szpitali. Analizujemy jak efektywnie szpital ”produkuje” zdrowie. Przez nasze analizy próbujemy pomóc szpitalom w poprawie i doskonaleniu osiąganych wyników. Nasze działania skupiają się na podstawowej roli szpitali, czyli na leczeniu pacjentów. Próbujemy zrozumieć jak efektywny jest proces leczniczy w 3 wymiarach: medycznym, organizacyjnym, finansowym. I wskazać potencjalne obszary do poprawy i doskonalenia. W analizach schodzimy do poszczególnych przypadków. Oceniamy poszczególne przypadki. Porównujemy osiągane wyniki z wynikami innych szpitali. Żeby nie porównywać „gruszek z jabłkami” zeszliśmy w porównaniach do poszczególnych terapii. Porównujemy przypadki laparoskopowej cholecystektomii z takimi samymi przypadkami w innych szpitalach, a nie działalność całego oddziału chirurgii ogólnej do innych oddziałów chirurgii ogólnej. W efekcie potrafimy wskazać jakie przypadki medyczne szpital wykonuje świetnie, jakie typowo, a które powinny być przedmiotem uwagi i poprawy. Pokazujemy efekty finansowe w porównaniu z innymi i prezentujemy efektywności wykorzystania potencjału oddziału na tle innych oddziałów o tej samej specjalności. W teorii zarządzania nasza działalność polega na kalkulacji wskaźników, prezentacji benchmarków i wspomaganiu zarządzania opartego na benchmarkingu.
Barbara Grudek: Nasz Szpital wiele lat temu otrzymał podobne zestawienie do weryfikacji – było to w okresie wejścia w życie rozliczania świadczeń szpitalnych w formie jednorodnych grup pacjentów. Była to współpraca jednorazowa i polegała na weryfikacji rozliczenia wykonanych świadczeń, tj. analiza kodowania pod kątem możliwości efektywniejszego ich rozliczenia. Współpraca ta, po analizie każdego przypadku, pozwoliła przekodować świadczenia i uzyskać większy przychód z NFZ z tytułu wykonanych usług. Obecnie mamy to narzędzie dostępne w udostępnionym oprogramowaniu.

2. Co to jest benchmark?

Marek Wesołowski: Benchmark (czyt. benczmark) to angielska nazwa wartości referencyjnej, wzorcowej dla wybranego wskaźnika efektywności. Benchmark to wartość wskaźnika, do której porównujemy nasze wyniki, to w szpitalnictwie np.: długość pobytu, śmiertelność, itp. Benchmarku używamy, żeby zrozumieć, gdzie dzisiaj jesteśmy (jaką mamy pozycję konkurencyjną) i jak daleko nam do celu. Zazwyczaj chcemy „gonić” lepszych. Wybierając benchmark trzeba zastanowić się nad dwoma aspektami: co jest dla mnie istotne i jaką wartość chcę osiągnąć. Czy istotnym wskaźnikiem jest średni czas pobytu pacjenta, czy raczej skupię się na satysfakcji pacjenta? Jeśli czas pobytu jest istotny, to jaka wartość tego wskaźnika jest moim celem (benchmarkiem)? Czy mój czas pobytu ma być zgodny ze średnią dla kraju, czy mam się ścigać o pierwsze miejsce, a może mam osiągnąć wynik, który sam wyznaczyłem jako cel. W efekcie powinniśmy wyznaczyć sobie zestaw benchmarków z określonymi wartościami.

3. A czym jest Benchmarking?

Marek Wesołowski: To metoda zarządzania polegająca na wprowadzaniu zmian w działalności przedsiębiorstwa/szpitala przez porównywanie wyników osiąganych przez lepszych od nas. Porównanie do „the best in class”. Pierwszy etap to identyfikacja, kto jest lepszy od nas. Żeby to wiedzieć, stosujemy wskaźniki efektywności. Ci, którzy mają wskaźniki lepsze od nas są naszym wzorem, a ich wskaźniki są przyjmowane za benchmark, z którym się porównujemy. Drugim etapem jest analiza różnic w działalności, które powodują, że nasze wyniki są gorsze. Te różnice wskazują nam również co powinniśmy zmienić dla poprawy wyników. Wreszcie po wprowadzeniu zmian na wzór lepszych od nas monitorujemy, czy osiągnęliśmy podobne efekty.
Barbara Grudek: Benchmarking był już stosowany w WIM. Z uwagi na trudność w uzyskaniu danych w wielowymiarowym zakresie był stosowany w dużo mniejszym obszarze, tj. do analizy pojedynczych przypadków. Firma SGA, która na działa na polskim rynku od 10 lat, współpracuje z ponad 100 szpitalami, dysponuje ogromną bazą danych, która jest dla nas znakomitym narzędziem do tego, aby nie porównywać się do the best in class, ale być the best in class.

4. Jak dużą wiedzę o działalności innych szpitali, należy mieć by właściwie stosować benchmarking?

Marek Wesołowski: Wiarygodna baza porównawcza jest krytyczna dla benchmarkingu. Wiarygodność opiera się na dwóch aspektach: wielkości bazy porównawczej i zaawansowanych algorytmach kalkulacji wskaźników i benchmarków. Nasza baza porównawcza to dane z ponad 100 szpitali. W większości dużych lub bardzo dużych jednostek. Rocznie analizujemy 2 mln hospitalizacji. Kalkulujemy koszty leczenia i szereg wskaźników jakościowych dla każdej terapii (blisko 30 000 różnych postępowań medycznych). Stały dopływ danych pozwala na bieżące aktualizacje benchmarków.
Marcin Wiśniewski: Systemy szpitalne w Polsce są bardzo ubogie pod kątem analiz danych. Szczególnie teraz, kiedy mamy Sieć Szpitali analizy są niewzykle ważne. Wiedza, która jest możliwa do osiągnięcia jedynie przy wykorzystaniu dobrych narzędzi, jest niezbędna do zwiększenia konkurencyjności. Na rynku istnieje wiele rozwiązań umożliwiających budowanie raportów. Przy odpowiednim nakładzie pracy i z wykorzystaniem wiedzy jaką posiadamy możemy osiągnąć całkiem dobry rezultat. Należy jednak przyznać, że żadne rozwiązanie oparte wyłącznie na danych do jakich mamy dostęp nie może dać nam pełnej wiedzy jakiej potrzebujemy. Tu właśnie przychodzi nam z pomocą firma SGA. Dzięki ogromnej ilości danych porównawczych jesteśmy w stanie sprawdzić jak rzeczywiście wygląda nasza konkurencyjność na rynku usług medycznych.

5. Jaki katalog usług oferuje SGA?

Marek Wesołowski: Wśród oferowanych usług firma zapewnia Symulator Pracy Szpitala (SPA) narzędzie do analizy pracy szpitala oraz wchodzących w jego skład oddziałów. Przedstawia wyniki szpitalne na tle wyników innych w ten sam sposób leczących jednostek. Zapewnia możliwość analizy danych oraz przeprowadzenie symulacji ułatwiającej planowanie i optymalizację pracy szpitala. Raport Weryfikacji Rozliczeń (RWR) gruper do optymalizacji rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. Symulator Pracy Poradni SPP narzędzie służące do analizy pracy poradni. Pozwala na analizę liczby i typów wizyt, w stosunku do: przyjmujących lekarzy, dni tygodnia oraz diagnoz. Ponadto analizowane są koszty i przychody poradni, obciążenie i wyniki poradni w poszczególne dni tygodnia oraz miesiące. Raport Jednorodnych Grup Pacjentów (JGP) narzędzie do analizy sposobu i efektywności ekonomicznej leczenia poszczególnych grup JGP. Narzędzie zawiera dokładne porównanie zagadnień medycznych takich jak: liczba przetoczeń, liczba pacjentów przenoszonych na OIT, nietypowe procedury i diagnozy kodowane w szpitalu na tle leczenia w innych jednostkach. Raport Powikłań RPOW narzędzie wykorzystywane przy pozyskiwaniu akredytacji, w audytach oraz tworzeniu zestawień i raportów wewnątrz szpitalnych. InfoBox czyli prezentacja w czasie rzeczywistym bieżących wartości, istotnych dla szpitala, wskaźników (takich jak obłożenie, przyjęcia, wypisy, zabiegi, stopień realizacji kontraktu).
Marcin Wiśniewski: Do skutecznego zarządzania Szpitalem niezbędne są informacje, z których uzyskaniem mieliśmy duże problemy przy wykorzystaniu systemów używanych do tej pory. Usługi oferowane przez firmę SGA dają nam możliwość szybkiego i przyjaznego poznania odpowiedzi na dręczące nas pytania. Tak to już bywa, że prosty dostęp do potrzebnych informacji skutkuje pojawianiem się nowych potrzeb. Jestem głęboko przekonany, że ta i tak już bogata oferta usług będzie się znacznie poszerzać również przy naszym udziale.
Barbara Grudek: Pierwsze komentarze pojawiły się tuż po prezentacji - rozmawiałam z kilkoma kierownikami i nie mogą się doczekać korzystania z programu. Najbardziej zainteresował ich właśnie „Symulator pracy szpitala”, w którym będą mogli analizować jak skrócenie czasu pobytu, zwiększenie lub zmniejszenie liczby przypadków medycznych, będzie wpływać na zmianę wyniku finansowego oddziału.

6. Jak szpital skorzysta na usługach SGA?

Marek Wesołowski: Korzyści są wielowymiarowe. Zaczynając od najprostszych: Weryfikujemy rozliczenia z NFZ podpowiadając co jeszcze można by rozliczyć, co rozliczyli inni. Kalkulujemy koszty leczenia każdego pacjenta wskazując na możliwe oszczędności i konieczne inwestycje. Analizujemy i rozmawiamy z lekarzami o efektywności poszczególnych terapii i możliwości doskonalenia. Analizujemy i wskazujemy możliwości lepszego wykorzystania istniejących zasobów i podniesienia efektywności potencjału szpitala. Monitorujemy rozliczenia z NFZ.
Barbara Grudek: Bardzo podoba mi się „Raport weryfikacji rozliczeń”. Każda osoba posiadająca uprawnienia do oddziału, którym pracuje, będzie mogła na bieżąco monitorować efektywność zakodowania wykonanych świadczeń. Po analizie przypadku, osoba kodująca będzie musiała kliknąć „buźkę”, która autorowi programu prześle wiadomość czy propozycja zmiany grupy jgp była właściwa i świadczenie zostało przekodowane, czy też podpowiedź należy zmodyfikować i w przyszłości nie podpowiadać zmiany grupy. Raport ten ma zadanie edukacyjne i pozwoli na poprawę efektywności kodowania świadczeń w przyszłości.

7. Jak będzie wyglądała współpraca WIM z SGA?

Marek Wesołowski: Na bieżąco będziemy pobierać od Państwa „surowe” dane z dokładnością do pojedyńczych hospitalizacji. Oczywiście bez danych osobowych. Otrzymane dane będą przez nas weryfikowane i „czyszczone” dla usunięcia błędów i braków. Czyste dane będą agregowane i zamieniane w informację, na podstawie, której można wyciągnąć wnioski o działalności. Np. na podstawie danych poszczególnych przypadków operacji przepukliny przestawiamy informację o średnim czasie pobytu, powikłaniach, kosztach, przychodach, itp. Tak opracowane informacje porównamy z analogicznymi informacjami z innych szpitali i wskazujemy różnice w osiąganych wynikach. „Średni czas pobytu, koszt, itp. operacji przepukliny w Państwa szpitalu różni się od średniej z innych szpitali o …..” Opracowane dane, informacje i porównania analizujemy i przygotowujemy okresowe elektroniczne raporty, które są dostępne przez przeglądarkę internetową w dedykowanym portalu analitycznym. Raporty są interaktywne i pozwalają na symulację zmian działalności według zasady „a co, jeśli zmienimy ….” Dodatkowo, co kwartał analitycy SGA przygotują pisemne opracowanie wyników każdej kliniki i przedstawią je na kwartalnych spotkaniach z personelem klinik.
Marcin Wiśniewski: Niezwykle cennym elementem współpracy, którą rozpoczęliśmy, jest otwartość firmy na nasze sugestie. Nie chodzi tylko o dostępność i otwartość pracowników SGA. W jednym z ważniejszych narzedzi mamy możliwość oceny uzyskiwanych informacji. Na tej podstawie firma SGA doskonali swoje usługi. Taka otwartość na współpracę z klientem należy do rzadkości. Myślę, że jest to jeden z ważniejszych czynników wpływających na wysoką jakość oferowanych usług.
Barbara Grudek: Jestem pozytywnie zaskoczona możliwością kwartalnego przekazania wszystkim kierownikom klinik raportu „Analiza pracy oddziału”, w którym będą zawarte najważniejsze informacje o funkcjonowaniu oddziału (czas pobytu, wynik na pacjenta, struktura rodzajów kosztów). Informacje takie są dostępne w naszych systemach, ale raport ten pokazuje również pracę oddziału w stosunku do oddziałów o tej samej specjalności w innych szpitalach. Również Dyrekcja Szpitala otrzyma „Raport pracy”, ale będzie on zawierał najważniejsze informacje dla wszystkich oddziałów funkcjonujących w szpitalu. Jedną z ważniejszych informacji jest odniesienie się pracy do innych oddziałów na terenie Polski, co pozwoli nam na analizę celem niwelacji negatywnych odchyleń w poszczególnych obszarach naszej działalności.